هیأت‌های اجرایی پس از پایان مهلت ثبت‌نام ظرف یک دوره زمانی ۱۰ روزه صلاحیت داوطلبان را بر اساس استعلامات از مراجع چهارگانه (وزارت اطلاعات، ثبت احوال، قوه قضاییه و نیروی انتظامی) انجام می‌دهند. پس از بررسی صلاحیت داوطلبان در هیات های اجرایی، بررسی صلاحیت داوطلبان در هیات‌های نظارت و پس از آن در شورای نگهبان انجام خواهد شد که این روند تا ۵ اسفند ادامه خواهد یافت.
بلافاصله پس از صدور دستور شروع انتخابات از طرف وزارت کشور، فرماندار یا بخشدار مرکز حوزه انتخابیه دستور تشکیل هیات های اجرایی حوزه های فرعی را به فرماندار یا بخشدار حوزه‌های فرعی، صادر کرده و خود موظف است ظرف ۶ روز در مرکز حوزه انتخابیه، هیات اجرایی انتخابات را با حضور هیات نظارت شورای نگهبان به ریاست خود و عضویت رئیس ثبت احوال مرکز حوزه انتخابیه و ۹ نفر معتمدین موضوع ماده (۳۲) تشکیل دهد.(ماده ۳۱ قانون انتخابات)
در شهرستان و بخش‌هایی که شورای اسلامی شهرستان یا بخش تشکیل شده است، یک نفر از اعضای شورا و به انتخاب شورا، یکی از ۹ نفر معتمدین مذکور خواهد بود.(تبصره ماده ۳۱ قانون انتخابات)
ماده ۳۲ قانون انتخابات تصریح می کند که فرماندار یا بخشدار مرکز هر حوزه انتخابیه، جهت انتخاب معتمدین اصلی و علی البدل هیات اجرایی موضوع ماده (۳۱)، سی نفر از معتمدین بومی ساکن در محل و یا ساکنینی که حداقل دارای پنج سال سابقه سکونت در حوزه انتخابیه هستند را از بین کلیه اقشار واجد شرایط در این قانون انتخاب و به منظور تائید صلاحیت به هیات نظارت مربوط معرفی می نماید.
هیات نظارت مزبور حداکثر ظرف مدت ۳ روز نسبت به تایید صلاحیت آنان اظهارنظر کتبی خود را به فرماندار یا بخشدار ارسال می دارد.
فرماندار یا بخشدار مرکز حوزه انتخابیه بلافاصله از سی نفر معتمدین محلی تائید شده از سوی هیات نظارت، کتبا دعوت به عمل آورده و مدعوین حداکثر ظرف دو روز از تاریخ دعوت تشکیل جلسه می‌دهند و پس از حضور حداقل دو سوم مدعوین (بیست نفر) در حضور هیات نظارت از بین خود نه نفر را به عنوان معتمدین اصلی و پنج نفر را به عنوان معتمدین علی البدل هیات اجرایی با رای مخفی و اکثریت نسبی آراء انتخاب می نمایند.
چنانچه هیات نظارت، معتمدین پیشنهادی فرماندار یا بخشدار مرکز حوزه انتخابیه را تائید نکند، فرماندار یا بخشدار مربوطه موظف است به تعداد دو برابر، افراد واجد شرایط دیگری را به هیات نظارت پیشنهاد نماید. هیات نظارت موظف است حداکثر ظرف ۲۴ ساعت نظر خود را کتبا اعلام نمایند. اگر برای بار دوم معتمدین پیشنهادی، مورد تائید هیات نظارت مربوطه قرار نگیرند در صورتی که حداقل ۲۰ نفر مورد تائید باشند اعضای اصلی و علی البدل را از میان خود انتخاب خواهند کرد و در صورت عدم توافق فرماندار، بخشدار و هیات نظارت شهرستان، هیات نظارت استان با هماهنگی استاندار ظرف ۲۴ ساعت، باقیمانده از سی نفر معتمد را انتخاب خواهند کرد.(تبصره ۱ ماده ۳۲ قانون انتخابات)
معتمدین این ماده باید دارای ایمان و التزام عملی به اسلام (به جز حوزه های اقلیت دینی) و قانون اساسی و حسن شهرت و سواد خواندن و نوشتن بوده و از عوامل موثر در تحکیم رژیم سابق و وابسته به گروه‌های غیرقانونی نباشند.(تبصره ۲ ماده ۳۲ قانون انتخابات)
تعداد اعضای هیات اجرایی مرکز حوزه انتخابیه و حوزه های فرعی و کیفیت و مهلت تشکیل آن‌ها یکسان است.(تبصره ۳ماده ۳۲)
فرمانداران و بخشداران حوزه انتخابیه موظفند از معرفی کسانی که در هیات های اجرایی و شعب اخذ رای انتخاب قبل، مرتکب تخلف شده باشند برای عضویت در لیست معتمدین و عضویت شعب اخذ رای خودداری نمایند.(تبصره ۴ ماده ۳۲)
ماده ۳۳ قانون انتخابات می افزاید که هیچ یک از اعضای هیات اجرایی و ناظرین شورای نگهبان و اعضای شعب ثبت‌نام و اخذ رای نباید در حوزه انتخابیه با داوطلبان انتخابات به ترتیب ذیل خویشاوندی نسبی یا سببی داشته باشند.
الف- خویشاوندی نسبی: پدر- مادر- فرزند- برادر و خواهر.
ب- خویشاوندی سببی: همسر و پدر- مادر – برادر و خواهر او.
ماده ۳۴ این قانون نیز اعلام می دارد که اعضای هیات اجرایی پس از پذیرفتن عضویت، ملزم به شرکت در جلسات و امضای صورت جلسات و اعتبارنامه منتخبین و انجام سایر وظایف قانونی می باشند.
در صورت عدم شرکت فرماندار یا بخشدار حوزه انتخابیه و یا رئیس ثبت احوال در جلسات، هیات اجرایی موظف است مراتب را طی صورتجلسه ای به مقام اجرایی مافوق اعلام داشته کسب تکلیف نماید (تبصره ۱). در صورت غیبت فرماندار یا بخشدار و یا رئیس ثبت احوال حوزه انتخابیه و یا بروز هر نوع اختلاف در هیات اجرایی که منجر به توقف انتخابات شود، هیات نظارت موظف است مراتب را به فوریت به هیات نظارت مافوق گزارش دهد(تبصره۲). هیات اجرایی موظف است در صورت جلسات و گزارش کار خود موارد غیبت اعضاء را با ذکر علت غیبت به وزارت کشور اعلام دارد.(تبصره۳)
ماده ۳۵ قانون انتخابات اعلام می کند که هرگاه در جریان انتخابات یک یا چند نفر از معتمدین هیات اجرایی دو جلسه متوالی یا چهار جلسه متناوب از حضور در جلسات هیات اجرایی خودداری نمایند یا از سمت خود استعفا دهند و یا هیأت اجرایی را از اکثریت ساقط کنند، به جای آنان به ترتیب تعداد رای از معتمدین علی البدل وسیله فرماندار یا بخشدار دعوت به عمل خواهد آمد. در صورتی که با دعوت از اعضای علی البدل باز هم اکثریت حاصل نگردد، از باقی مانده از معتمدین (تا سی نفر) تامین خواهند نمود.
بر اساس ماده ۳۶ این قانون، هیات های اجرایی فرعی بلافاصله پس از انتخاب معتمدین تشکیل جلسه داده و تعداد و محل استقرار شعب ثب نام و اخذ رای را تعیین نموده و به وسیله رئیس هیات به فرماندار یا بخشدار مرکز حوزه انتخابیه جهت طرح در هیات اجرایی مرکز حوزه انتخابیه اعلام می دارند.
جلسات هیات های اجرایی اصلی و فرعی با حضور دو سوم کلیه اعضاء رسمیت یافته و اخذ تصمیم با اکثریت مطلق حاضرین خواهد بود و رای ممتنع در حکم رای مخالف خواهد بود.(ماده ۳۷)
طبق ماده ۳۸، هیات اجرایی مرکز حوزه انتخابیه پس از تعیین محل های استقرار شعب ثبت‌نام و اخذ رای در مرکز حوزه انتخابیه و بررسی و تائید و تصویب مصوبات هیأت های اجرایی فرعی در مورد تعداد و محل شعب ثبت‌نام و اخذ رای ۹ روز قبل از روز اخذ رای مبادرت به انتشار آگهی انتخابات حاوی تاریخ برگزاری انتخابات، ساعات اخذ رای، شرایط انتخاب کنندگان، جرائم و تخلفات و مقررات جزایی و محل شعب ثبت‌نام و اخذ رای در سراسر حوزه انتخابیه می نمایند. در صورت بروز بعضی ازمشکلات با موافقت وزارت کشور، مهلت ۹ روز تا ۷ روز تقلیل می یابد.
بر اساس ماده ۴۲ قانون انتخابات، هیات های اجرایی انتخابات مسئول صحت جریان انتخابات در حوزه انتخابیه خود می باشند. در مواردی که وزارت کشور برای حسن انتخابات در برگزاری مرحله دوم ضروری بداند، با اطلاع و تایید هیات مرکزی نظارت بر انتخابات دستور تجدید انتخاب معتمدین هیات اجرایی حوزه انتخابیه را صادر خواهد نمود.
ماده ۴۳ بیان می کند که کلیه امور انتخابات بخش مرکزی را هیات اجرایی حوزه انتخابیه شهرستان انجام می‌دهد.
هیات اجرایی فرعی با تصویب هیات اجرایی مرکز حوزه انتخابیه می‌تواند برای مناطق صعب العبور و کوهستانی و مسافت‌های دور و نقاطی که تاسیس شعب ثابت اخذ رای مقدور نیست، شعب اخذ رای سیار تشکیل دهد. هیات اجرایی مرکز حوزه انتخابیه نیز می‌تواند در صورتی که لازم بداند،نسبت به تاسیس شعب اخذ رای سیار در مرکز حوزه انتخابیه و بخش مرکزی اقدام نماید و در هر مورد باید به اطلاع هیات نظارت برسد و همچنین نماینده‌ای از هیات نظارت در معیت صندوق سیار بوده و مسیر گردش صندوق را در صورت جلسه قید و تایید نماید.(ماده ۴۴ قانون انتخابات)
